Właśnie dlatego warto wiedzieć, czym jest i jak działa nota korygująca. W tym artykule przedstawimy, kiedy wystawić notę korygującą oraz jak prawidłowo ją uzupełnić, aby uniknąć problemów z urzędami i kontrahentami. Podpowiemy również, jak uniknąć typowych błędów dzięki odpowiedniemu wyborowi programu do faktur.
Co to jest?
To dokument, który służy do poprawienia drobnych błędów występujących na fakturze. Mogą to być np. błędy literowe, nieprawidłowe dane adresowe, numer NIP czy pomyłki w datach sprzedaży lub płatności. W przeciwieństwie do faktury korygującej, notę wystawia zawsze odbiorca dokumentu, czyli nabywca towaru lub usługi.
Kiedy wystawić?
Decyzja o wystawieniu noty korygującej powinna zostać podjęta, gdy zauważymy drobne błędy, które nie wpływają na podstawowe wartości finansowe faktury. Chodzi przede wszystkim o:
- Błędy w nazwie firmy,
- Nieprawidłowy adres,
- Zły numer NIP,
- Błędy w datach.
Jeżeli błąd dotyczy ilości, ceny, stawki podatkowej czy sumy do zapłaty, konieczne będzie wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.
Jak prawidłowo wypełnić?
Aby była uznana przez urząd skarbowy oraz kontrahenta, musi zawierać określone elementy. Poniżej przedstawiamy szczegółowy wykaz:
- Numer kolejny noty – każda nota powinna mieć unikalny numer, umożliwiający łatwą identyfikację.
- Data wystawienia noty – jest to data sporządzenia dokumentu.
- Dane stron transakcji – pełne dane nabywcy oraz sprzedawcy, czyli nazwa firmy, adres oraz NIP.
- Informacje o fakturze, do której odnosi się nota – numer faktury, data jej wystawienia oraz data sprzedaży.
- Opis błędu oraz poprawna treść – szczegółowy opis tego, co jest błędne, oraz treść, która powinna zostać wpisana poprawnie.
Należy pamiętać, że notę korygującą musi zaakceptować wystawca pierwotnej faktury, dlatego dokument powinien zawierać miejsce na podpis lub potwierdzenie akceptacji ze strony sprzedawcy.
Jak uniknąć błędów przy wystawianiu dokumentu?
Choć wystawianie tego dokumentu jest procesem stosunkowo prostym, wiele osób popełnia błędy, które mogą skomplikować procedury księgowe. Najczęściej występujące problemy to:
- Brak akceptacji noty ze strony wystawcy faktury,
- Niewystarczający opis błędu,
- Niekompletność danych wymaganych prawem.
Aby uniknąć tych błędów, warto dokładnie sprawdzić wszystkie dane przed wysłaniem dokumentu oraz uzyskać potwierdzenie akceptacji od kontrahenta w formie pisemnej lub elektronicznej.
Czy każda nota korygująca musi być zaakceptowana przez sprzedawcę?
Każda nota korygująca zawsze wymaga akceptacji sprzedawcy. Bez niej dokument nie będzie miał mocy prawnej, co może prowadzić do komplikacji podczas kontroli skarbowej. Zazwyczaj sprzedawcy akceptują dokument, jeśli jego treść jest zgodna ze stanem faktycznym i nie zmienia istoty transakcji.
Jak program do faktur może pomóc uniknąć błędów?
Wybór odpowiedniego programu ma kluczowe znaczenie, ponieważ automatyzuje procesy księgowe oraz minimalizuje ryzyko pomyłek. Przydatnym narzędziem jest program, który pilnuje poprawności danych oraz umożliwia szybkie uzyskanie akceptacji dokumentu od kontrahenta.
Warto zwrócić uwagę na typowe błędy popełniane podczas wyboru programu do faktur, takie jak niedostosowanie do specyfiki branży czy brak funkcji przypomnień o nieuregulowanych dokumentach. Istotną funkcją na pewno jest automatyczne uzupełnianie danych oraz zgodność z obowiązującymi przepisami. Dzięki temu, wystawianie noty korygującej nie będzie konieczne.
Przykładem programu, który ma wszystkie powyższe funkcje jest Faktura.pl.
Prosty sposób na poprawę błędów
Nota korygująca to prosty sposób na poprawienie błędów w fakturach, ale aby spełniła swoją rolę, musi być sporządzona zgodnie z przepisami. Warto zadbać o szczegółowość oraz jasność treści dokumentu, a także upewnić się, że kontrahent go akceptuje. Prawidłowy wybór programu do faktur pomoże Ci uniknąć wystawiania tego dokumentu.
